Tegenwoordig is het essentieel geworden om e-mails te beveiligen vanwege de toename van cybercriminaliteit. De privacy van een e-mailbericht kan worden beschermd door het te versleutelen. Als u leert hoe u e-mail in Outlook versleutelt, kan het bericht alleen voor de ontvanger worden ontcijferd. Ze hebben een persoonlijke sleutel die overeenkomt met de openbare sleutel die wordt gebruikt om de e-mail te versleutelen.
Outlook ondersteunt S/MIME-codering en Microsoft 365-berichtcodering. Bijlagen zijn ook versleuteld en lezers kunnen ze in de browser bekijken. Outlook gebruikt Transport Layer Security of TLS om de verbinding met de e-mailprovider van de ontvanger te versleutelen. Blijf lezen om alles te weten te komen over het versleutelen van e-mails in Outlook.
1. Opties om berichten in Outlook te versleutelen in MS 365 Family Subscription
Microsoft Outlook biedt verschillende soorten codering. Deze opties zijn beschikbaar voor Outlook-gebruikers met een Microsoft 365 Personal-abonnement of Microsoft 365 Family-abonnement.
- Versleutelen – De e-mail is versleuteld en verlaat Microsoft 365 niet. Degenen met Microsoft 365- en Outlook.com-accounts kunnen bijlagen downloaden van Outlook.com en de bijbehorende mobiele apps zonder versleuteling. Als u echter een andere e-mailclient gebruikt, gebruik dan een tijdelijke toegangscode voor het downloaden van bijlagen.
- Versleutelen en doorsturen voorkomen: de e-mail blijft versleuteld in Microsoft 365. U kunt de e-mail niet doorsturen of kopiëren. Office-bijlagen zoals Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint of Microsoft Word blijven na het downloaden versleuteld. Bijlagen in indelingen zoals afbeeldings- of pdf-bestanden hebben echter geen codering nodig om te downloaden.
- Onbeperkt - Dit is het onbeveiligde e-mailformaat, wat de standaard is.
- Vertrouwelijk – Dit type codering beperkt de toegang tot degenen met een goedgekeurd e-mailaccount.
2. Opties om inhoud en bijlagen voor uitgaande berichten in Outlook te versleutelen
Door een e-mail te versleutelen, verandert deze van leesbare platte tekst in onleesbare gecodeerde tekst. U kunt het bericht alleen ontcijferen als u een privésleutel heeft die overeenkomt met de openbare sleutel die is gebruikt om de e-mail te versleutelen. Als je de sleutel niet hebt, blijf je de gecodeerde cijfertekst zien.
Er zijn twee soorten coderingsopties in Outlook voor Microsoft 365, Outlook 2021, 2019, 2016, 2013 en 2010. Deze omvatten het volgende.
- S/MIME-codering – Voor dit soort codering moeten de ontvanger en afzender een e-mailtoepassing hebben die compatibel is met de S/MIME-standaard.
- Microsoft 365 Message Encryption – Om dit abonnement te gebruiken, moet u beschikken over Microsoft 365 Message Encryption. Het is aanwezig in de Office 365 Enterprise E3-licentie.
3. Wijs erop om te onthouden voordat u de bijlage met een wachtwoord in Outlook beveiligt
Om te weten hoe e-mail in Outlook in de nieuwere versies met S/MIME moet worden versleuteld, moet u een digitale ID voor Outlook hebben. Microsoft raadt u aan een digitale id aan te schaffen die door een onafhankelijke certificeringsinstantie wordt verstrekt. Raadpleeg uw netwerkbeheerder als uw organisatie beleid heeft dat vereist dat u zich aan verschillende procedures houdt.
Deze ID's kunnen niet alleen worden gebruikt om bijlagen in Outlook met een wachtwoord te beveiligen, maar ook documenten van toepassingen zoals Microsoft Access, Word, PowerPoint, Word en OneNote.
Volg daarna dit proces om het certificaat in Outlook in te stellen.
- Ga in Outlook naar onder het menu 'Bestand'.
- Kies 'Opties' gevolgd door 'Vertrouwenscentrum'.
- Selecteer 'Vertrouwenscentrum-instellingen'.
- Kies 'E-mailbeveiliging' in het linkerdeelvenster.
- Selecteer 'Instellingen' onder 'Versleutelde e-mail'.
- Ga hieronder naar 'Certificaten en algoritmen'.
- Tik op 'Kiezen' en kies 'S/MIME-certificaat'.
- Kies 'OK'.
4. Het versleutelingsproces met S/MIME voor Office Insider met Microsoft 365-abonnement
De stappen die Office Insider-gebruikers met een MS 365-abonnement moeten volgen om een bericht te versleutelen, zijn als volgt.
- Selecteer 'Opties' in een e-mail.
- Kies 'Versleutelen' gevolgd door 'Versleutelen met S/MIME.'
- Als u het S/MIME-certificaat op uw computer hebt geïnstalleerd, ziet u 'Encrypt with S/MIME'.
1. Het versleutelingsproces met S/MIME voor Outlook 2019 en 2016
- Open een e-mailbericht.
- Selecteer opties.'
- Kies vervolgens 'Machtigingen'.
Na deze stappen kunnen gebruikers van alle Outlook-applicaties hun e-mails samenstellen en kiezen voor 'Verzenden'.
5. Het versleutelingsproces met Microsoft 365-berichtversleuteling
Microsoft 365-abonnees moeten deze punten volgen om te versleutelen met MS 365-berichtversleuteling.
- Selecteer 'Opties' in een e-mailbericht.
- Kies nu 'Versleutelen'.
- Selecteer de codering met de beperkingen die u wilt afdwingen. Dit kan 'Alleen versleutelen' of 'Niet doorsturen' zijn.
- Merk op dat de 'Encrypt-Only'-functie voor gebruikers is van
- apps voor ondernemingen die Exchange Online gebruiken.
- Gebruikers van Outlook 2019 en 2016 moeten 'Opties' selecteren in een e-mailbericht.
- Kies vervolgens 'Machtigingen'.
- Kies de coderingsoptie met de beperkingen die u wilt afdwingen.
6. Hoe u een met een wachtwoord beveiligde e-mail in Outlook verzendt
U kunt een enkel of alle uitgaande berichten versleutelen. Hier is de procedure om hetzelfde te doen.
1. Wachtwoord beveiligt een enkel bericht
- Tik op 'Bestand' in de e-mail die u aan het schrijven bent.
- Kies nu 'Eigenschappen'.
- Tik vanaf hier op 'Beveiligingsinstellingen'.
- Vink daarna het vakje 'Berichtinhoud en bijlagen versleutelen' aan.
- Schrijf nu uw e-mail en tik op 'Verzenden'.
2. Wachtwoord beschermt alle uitgaande e-mails
U kunt standaard inhoud en bijlagen voor uitgaande berichten versleutelen. Uw ontvangers moeten echter hun digitale ID hebben. Hiermee kunnen ze uw e-mail bekijken of decoderen.
- Ga naar het tabblad 'Bestand'.
- Kies hier 'Opties'.
- Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Vertrouwenscentrum' gevolgd door 'Instellingen Vertrouwenscentrum'.
- Ga naar 'Versleutelde e-mail' onder het tabblad 'E-mailbeveiliging'.
- Vink 'Inhoud en bijlagen voor uitgaande berichten versleutelen' aan.
- Tik op 'Instellingen' om meer instellingen te wijzigen.
- Selecteer hier een bepaald certificaat.
7. Enkele dingen om op te merken over de versleutelingsknop in Outlook
Een veel voorkomende vraag bij het beveiligen van e-mails in Outlook betreft de knop "versleutelen". Veel gebruikers vinden dat de versleutelingsknop ontbreekt in Outlook. Maar dat komt door de nieuwe Office-update. Deze nieuwe functie is beschikbaar voor Microsoft 365-abonnees voor Windows Desktop-clients. De wijzigingen in de versleutelingsknop zijn als volgt:
- Eerder was er de knop ‘Machtigingen’. Dit is de nieuwe knop 'Versleutelen'.
- De codeerknop heeft zowel S/MIME- als IRM-coderingsopties.
- De S/MIME-optie is echter alleen zichtbaar als u het S/MIME-certificaat in Outlook configureert. Anders zult u de versleutelingsknop niet vinden en zult u klagen dat deze ontbreekt.
8. Hoe versleutelde e-mail te verzenden in Outlook Web App
Als u e-mails opstelt in Office 365, kunt u deze gemakkelijk versleutelen met Outlook webapps. Hier is het te volgen proces.
- Begin met het schrijven van een nieuwe e-mail.
- Zoek de knop 'Versleutelen'.
- Wanneer u deze knop zoekt en hierop tikt, wordt uw Outlook-e-mail gecodeerd.
- Gebruik de knop 'Machtigingen wijzigen' om de coderingsinstellingen te wijzigen.
- Nu kunt u het coderingsbeleid voor uw e-mail kiezen in de Outlook-webapp in het nieuwe pop-upvenster.
- Volgens uw codering is uw e-mail nu gecodeerd en beveiligd in de Outlook-webapp.
- Dat is het; deze coderingsprocedure lijkt sterk op de klassieke Outlook-webapp.
Veel Gestelde Vragen
V.1 Kan ik een bericht versleutelen in de onderwerpregel van mijn Outlook-e-mail?
Ant.1 Ja, u kunt een e-mail versleutelen in de onderwerpregel van Outlook 365. Volg hiervoor deze aanwijzingen.
- Begin met het schrijven van een nieuwe e-mail.
- Typ [Beveiligd] of [Versleutelen] in de onderwerpregel van uw e-mail tussen haakjes.
- Onthoud dat deze opdrachten hoofdlettergevoelig zijn.
- Voltooi het schrijven van uw e-mail.
- Tik ten slotte op 'Verzenden'.
- Dat is het; nu kunt u in Outlook een beveiligde e-mail verzenden met haakjes.
V.2 Kan Outlook mijn e-mails automatisch versleutelen?
Antw. 2. Outlook versleutelt uw e-mails niet automatisch. Om ze te versleutelen, moet u de beveiligingsinstellingen zo instellen dat Outlook elke uitgaande e-mail versleutelt. De e-mailclient zal uw e-mails echter nooit standaard versleutelen.
Q.3 Waar is mijn veilige verzendknop in MS Outlook?
Ans. 3 Veel mensen merken dat de knop 'Beveiligd verzenden' verdwijnt terwijl ze zich in bepaalde bijlagen bevinden. U vindt deze knop op het tabblad 'Bericht' van het Outlook-lint tijdens het schrijven van een e-mail in een nieuw venster.
Als u overschakelt naar het tabblad 'Invoegen', keert u terug naar het tabblad Bericht en vindt u deze knop.
V.4 Hoe voeg ik versleutelingspictogrammen toe aan mijn Outlook-werkbalk?
Antwoord 4. De pictogrammen 'Ondertekenen' en 'Versleutelen' moeten aanwezig zijn in de menubalk Nieuwe e-mail. U kunt dus een e-mail in Outlook versleutelen. Gebruik deze aanwijzers om deze knoppen toe te voegen aan de menubalk in Outlook.
- Klik eerst op 'Nieuwe e-mail'.
- Als u de pictogrammen hier niet vindt, tikt u op de pijl-omlaag.
- Tik vervolgens op 'Meer opdrachten'.
- Het menu verschijnt.
- Hier kun je meer commando's toevoegen.
- Selecteer 'Alle opdrachten' in de vervolgkeuzelijst 'Kies opdrachten uit'.
- Naar beneden scrollen. Wanneer u 'Bericht digitaal ondertekenen' ziet, kiest u dit.
- Klik daarna op 'Toevoegen'.
- Volg hetzelfde proces voor 'Versleutelen'.
- Tik daarna op 'OK'.
- Nu ziet u beide pictogrammen verschijnen in de werkbalk Snelle toegang in Outlook.
- Ze staan boven het venster van Bericht opstellen.
Hoe opent mijn ontvanger mijn versleutelde e-mail?
Wanneer uw ontvanger een gecodeerde e-mail ontvangt, bevat deze geen echte e-mailinhoud of bijlagen. De ontvanger moet zijn identiteit verifiëren via Office 365. Ze klikken op 'Lezen' en gebruiken een eenmalige toegangscode. Dit wordt geleverd via een afzonderlijke e-mail van Microsoft Office 365-berichtversleuteling. De ontvanger kopieert en plakt vervolgens de code in de oorspronkelijke webpagina die erom heeft gevraagd en vindt de gedecodeerde e-mailinhoud.
laatste woorden
Hopelijk weet u nu hoe u e-mail in Outlook kunt coderen en uw vertrouwelijke communicatie veilig kunt houden. De mogelijkheid om dit in Outlook te doen, helpt bij het navigeren door verschillende uitdagingen op het gebied van e-mailbeveiliging. Bovendien kunt u een aanzienlijke flexibiliteit hebben bij het gebruik van een methode om e-mails te coderen. Wilt u meer weten over het proces, praat dan gerust met een Outlook Bellen Nederland.